7 בעיות בגיליונות אלקטרוניים של Excel וכיצד לפתור אותן

אם אתה צריך להכין רשימה של כל דבר,שֶׁלָהמפתה לראות את Excel כמאגר ברירת המחדל: אחרי הכל, זו רק רשימה קטנה של פריטים עבור עצמך או עבור כמה עמיתים קרובים.

אולי אתה זקוק למשהו מתוחכם יותר, כגון נוסחאות לחישובים או תכנות מאקרו כדי להפוך את איסוף ועיבוד הנתונים לאוטומטיים.

למרבה הצער, הקלות שבה אתה יכול להתחיל לעבוד ב- Excel או בתוכנית יריבה אלקטרונית מתחרה היא גם אחת הבעיות הגדולות ביותר שלה. מה שמתחיל כפרויקט קטן באקסל גדל למשהו מאסיבי, ובשלב זה אתה יכול להתמודד עם בעיות מהירות ויציבות או אפילו בעיית פיתוח שלא תוכל לפתור.

יתר על כן, משימות ניהול נתונים גדולים לעיתים קרובות מציבות אתגרים משמעותיים, כגון ארגון, יישום, סיווג קבצים, ניהול מסדי נתונים, שיתוף פעולה של משתמשים ועוד. כל מה שנדרש כדי לשבור את מבנה מסד הנתונים הוא הצבת נתונים באזור הלא נכון, הקלדת נתונים באופן לא עקבי, או אפילו שני אנשים עובדים באותו גיליון. כמה דברים יכולים להשתבש ולגרום לעיכובים בזמן ולאובדן נתונים.

מאמר זה מסביר את הנושאים הנפוצים ביותר שעולים בשימוש בגיליונות אלקטרוניים של Excel, כיצד להתמודד איתם, ומתי עדיף לך לצלול ולעבור למאגר במקום.

גיליון מס '1: עריכה מרובת משתמשים ב- Excel

כשמערכות אקסל צומחות באופן אורגני, אתה נתקל במהירות בבעיות שבהן משתמש אחד פותח חוברת עבודה בכל זמן מסוים, ואדם שני מקבל הודיע ​​שהוא כבר פתוח. המשתמש השני יכול לבטל, להמתין או להציג גרסה לקריאה בלבד. ההבטחה של אקסל להודיע ​​לך מתי האדם האחר יוצא מחוברת העבודה היא הימור מכיוון שהיא לא בודקת את הסטטוס לעתים קרובות כל כך, והיא עשויה לעולם לא להאיר לך. גם אם כן, מישהו אחר עלול להיכנס ולפתוח את הקובץ שלפניכם.

כדי להימנע מאפקטים של משתמשים יחידים, אתה יכול להשתמש ב- Excel Online (הגרסה המקוצרת, מבוססת האינטרנט של Excel) או להפעיל את חוברות עבודה משותפות תכונה. הנה מדריך מהיר לשיתוף גיליון אלקטרוני.

1. פתח את הגיליון האלקטרוני הרצוי ולחץ על קוֹבֶץ .
2. לאחר מכן לחץ על לַחֲלוֹק כדי לפתוח חלון חדש.
3. כעת, הזן את המידע של המשתמש שאיתו תרצה לשתף את הגיליון האלקטרוני.

ניתן גם לפצל את הנתונים למספר חוברות עבודה כך שאנשים שונים עובדים על חוברות עבודה שונות מבלי לדרוך זה על בהונותיו של זה.

גיליון מס '2: חוברות עבודה משותפות של Excel

Excel Online מאפשר לעורכים מרובים, כברירת מחדל, אך חסרים בו הרבה מאוד פונקציונליות. השירות אינו מתמודד על שום דבר מלבד המשימות הפשוטות ביותר. למרות שהתכונה 'חוברות עבודה משותפות' נראית שהיא אמורה לבצע את העבודה, היא מלאה במגבלות. אינך יכול ליצור טבלה או למחוק גוש תאים אם חוברת העבודה משותפת, למשל.

כאשר מערכות Excel גדלות באופן אורגני, אתה נתקל בבעיה שרק משתמש אחד יכול לפתוח חוברת עבודה בכל פעם.

יש דרכים לעקיפת הבעיה לגבי כמה מגבלות Excel מקוונות. עבור אחרים, זה עניין של שינוי מבנה חוברת העבודה במקום שימוש בחוברת עבודה שכבר הוקמה - אך תרחיש זה בדרך כלל מפריע. כתוצאה מכך, אי אפשר להשתמש בחוברת עבודה משותפת באותו אופן שבו אתה יכול להשתמש בחוברת עבודה רגילה לשימוש יחיד.

שינויים בחוברות העבודה המשותפות מסונכרנים בין משתמשים בכל פעם שחוברת העבודה נשמרת. פעולה זו ממוקמת על פי לוח זמנים מתוזמן, מה שמאלץ לחסוך כל חמש דקות, למשל. עם זאת, תקורת החיסכון הרגיל והמעקב אחר השינויים של כל משתמש הוא די גדול. חוברות עבודה יכולות להתבלט במהירות בגודלן ולהעמיס על הרשת שלך ולהאט מערכות אחרות.

כיצד להסתיר משחקים ב - PS4

גיליון מס '3: חוברות עבודה מקושרות ל- Excel

פיצול הנתונים שלך במספר חוברות עבודה יכול לספק פיתרון לבעיית העריכה מרובת המשתמשים. ובכל זאת, סביר להניח שהם יצטרכו לקיים ביניהם קישורים כדי שהערכים שהוזנו באחד ישתמשו באחר. קישורים בין חוברות עבודה שימושיים גם לשמירה על נתונים נפרדים בקבצים נפרדים, במקום להכיל גיליונות בודדים בחוברת עבודה אחת.

באופן מעצבן, קישורים אלה מהווים מקור נוסף לתסכול וחוסר יציבות. הם הופכים להיות מוחלטים, כולל הנתיב המלא לחוברת העבודה המקורית, או יחסית, כולל ההבדל בין נתיב המקור ליעדי היעד. למרות שזה נשמע הגיוני, Excel משתמש בכללים ארקיים כדי להחליט מתי להשתמש בכל סוג של קישור ולשנות אותם.

הכללים נשלטים על ידי כמה אפשרויות ועל ידי האם חוברות העבודה נשמרו לפני הוספת קישורים. הקישורים משתנים גם כששומרים את חוברת העבודה או פותחים ומשתמשים בהם שמור כ ליצור שכפול, במקום להעתיק את הקובץ באמצעות סייר קבצים . התוצאה של כל הבלבול וחוסר הוודאות הזו היא שהקשרים בין חוברות העבודה נשברים בקלות, והתאוששות מקישורים שבורים היא תהליך גוזל זמן. איש אינו מקבל גישה לקבצים המושפעים.

נתונים מקושרים מתעדכנים רק לאחר פתיחת הקבצים אלא אם כן אתה לוחץ במפורש נתונים> שאילתות וחיבורים> עריכת קישורים> עדכון ערכים. הנה הפגנה מהירה.

1. פתח את הגיליון האלקטרוני הרצוי ולחץ נתונים .
2. עכשיו, אתר שאילתות & חיבורים ולחץ על ערוך קישורים .
3. לאחר מכן בחר עדכן ערכים .

אם הקישורים שלך אינם בין שני חוברות עבודה אלא מכסים שלושה או יותר, עליך לפתוח את כל חוברות העבודה בסדר הנכון כדי להבטיח תהליכי נתונים מעודכנים בכל הסדר הנכון, מהראשון לשני לשלישי. אם שינית ערך בחוברת העבודה הראשונה ואז פתחת את השלישי, הוא לא יראה שינויים מכיוון שחוברת העבודה השנייה לא עדכנה את ערכיה.

שרשור נתונים זה הוא הגיוני, אך הוא מגדיל את הסבירות שמידע שגוי או שתנסה לפתוח חוברת עבודה שמישהו אחר כבר עורך.

כמובן, אתה יכול לנסות להימנע לחלוטין מחוברות עבודה מקושרות, אך יש סיכוי שבסופו של דבר תזין את אותם נתונים ליותר מחוברת עבודה אחת, ועם זה נובעת הסכנה להקליד אותם באופן שונה מעט בכל פעם.

גיליון מס '4: אימות נתונים של Excel

שגיאות יכולות לזחול לתוך נתונים בכל מערכת מחשב: אנשים מקלידים שגיאות מילים או מעבירים ספרות במספרים באופן קבוע מונוטוני. אם הנתונים שלך לא נבדקים עם הזנתם, יהיו לך בעיות.

כברירת מחדל, Excel מקבל את כל מה שהמשתמש יקליד. אפשר להגדיר אימות ברשימות בדיקה, אך קשה לשמור עליהן, בעיקר אם אותו שדה משמש יותר ממקום אחד. אם משתמשים צריכים להזין מספרי זיהוי מסמכים או מספרי התייחסות של לקוחות ללא בדיקות, קל לקשור את הרשומות השגויות יחד מבלי להבין זאת. שלמות הנתונים של המערכת נפגעת אנושות, וכל ניתוח של הנתונים חשוד.

אתה כבר עלול לסבול מההשפעות של בעיות אימות נתונים מבלי שתבין את הסיבה הבסיסית. שקול מצב שבו יש לך רשימת חשבוניות באקסל. המשתמש מקליד את שם הלקוח בצורה שונה במקצת בכל חשבונית. כתוצאה מכך, אתה מקבל חשבוניות לג'ונס בע'מ, ג'ונס בע'מ, ג'ונס בע'מ וג'ונס. יתכן שאתה מודע לכך שכולם מתייחסים לאותה חברה, אך אקסל לא. כל ניתוח של נתוני החשבונית, כמו טבלת ציר המבוססת על לקוחות לפי חודשים, מספק תוצאות מרובות כאשר צריכות להיות אחת בלבד.

גיליון מס '5: ניווט ב- Excel

חוברות עבודה גדולות מאתגרות לניווט. לשוניות הגיליונות בחלק התחתון של החלון הן מנגנון נורא להתמצא כשכמות רבה היא. עם כרטיסיות הניתנות לתצוגה יותר על פני המסך, קשה למצוא את מה שאתה צריך. הנה דרך מהירה לנווט בין גיליונות.

1. לחץ לחיצה ימנית על החצים משמאל לשמות הגיליונות כדי להעלות את ה- הפעל גיליון שיח.

רק 20 הגיליונות הראשונים מופיעים לפני שתצטרך לגלול ברשימה. אין שום דרך למיין, לקבץ או לחפש את הגיליון הרצוי. החלון אמור להיראות כזה.

גיליון מס '6: אבטחת Excel

אתה יכול להוסיף אבטחה לחוברות העבודה של Excel, אך יש בו בעיות רבות. ההגנה מכוונת הרבה יותר להגנה על מבנה חוברת העבודה ולא על הנתונים. אתה יכול לנסות לנעול כמה גיליונות ותאים כדי למנוע מהמשתמשים לשנות את המבנה והנוסחה, אך אם הם יכולים לראות את הנתונים, הם בדרך כלל יכולים לשנות את כל אלה או את כולם (אלא אם כן אתה מבצע תכנות מקרו יצירתי).

סוגיה 7: בעיות מהירות ב- Excel

אקסל אינו היישום המהיר ביותר, ושפת התכנות שלו, VBA, איטית בהשוואה לשפות תכנות מקצועיות יותר כמו C #. תרחיש זה נובע מהשימוש המיועד ומהטבע הגמיש של Excel. אחרי הכל מדובר במנוע גיליון אלקטרוני. כן, ניתן ללחוץ על Excel VBA לשירות לניהול רשימות נתונים, אך אין זה אומר שזו הבחירה הטובה ביותר לעבודה מסוג זה. יישומים אחרים מתאימים יותר למשימות כאלה - בעיקר משום שהם מתוכננים במפורש לבצע אותן.

אם אתה נתקל באחת מהבעיות המתוארות במאמר זה, אל תתעלם מהן. יש תשובה מקצועית לאחסון נתונים מובנים, המכונה בסיס הנתונים. זה לא צריך להיות מפחיד או יקר, וזה אמור לאפשר לך לחשוב בצורה הגיונית על הנתונים שלך, איך הם מתקשרים יחד ואיך אתה מתקשר איתם.

הערה : אם אתה עובר מפתרון גיליונות אלקטרוניים למסד נתונים, אל תשכפל באופן סלביני את עיצוב הגיליונות האלקטרוניים, נצל את ההזדמנות כדי לשפר אותו.

קיימים יישומי מסדי נתונים למטרות כלליות, באמצעותם תוכלו לבנות פתרון מותאם אישית. לחלופין, ייתכן שתגלה כי יישום מסד נתונים מומחה - יישום שכבר תוכנן למטרה שאתה זקוק לה - זול יותר, מהיר יותר ליישום ומתאים יותר.

כיצד לפתוח דלת ברזל במיינקראפט

למשל, אם יש לך רשימת לקוחות ופרטי כל האינטראקציות שלך איתם, זה נחשב למערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM). למרות שמו המהודר, מערכת CRM היא מאגר מידע מיוחד. באופן דומה, חבילות חשבונות כגון QuickBooks ו- Sage הן מאגרי מידע מומחים. אם אינך יכול למצוא יישום שנבנה מראש המתאים לצרכים הספציפיים שלך, תוכל לבנות אותו בעצמך או להכין יישום עבורך על ידי מחלקת ה- IT או היועץ שלך.

סוג מסד הנתונים הנפוץ ביותר הוא מסד נתונים יחסי, המאחסן את הנתונים שלו בטבלאות ומורכב משורות ועמודות. כל שורה מחזיקה את הנתונים עבור פריט נפרד. לדוגמא, כל עמודה מתארת ​​מאפיין שונה של הנושא, כגון שם הלקוח או מסגרת האשראי.

אתה צריך להזין את נתוני הלקוח רק פעם אחת כדי ליצור רשומה, ואז אתה יכול להשתמש בהם בכמה חשבוניות שאתה צריך.

בטבלאות יש יחסים שהוגדרו ביניהן כך, למשל, חשבונית נושאת את מספר הלקוח. תהליך זה אומר שתוכלו למצוא בקלות את כל החשבוניות עבור לקוח מסוים או לאחזר את מספר הטלפון של הלקוח מחשבונית ספציפית. אתה צריך להזין את נתוני הלקוח רק פעם אחת כדי ליצור את רשומת הלקוח, ואז תוכל להשתמש בהם בכמה חשבוניות שאתה צריך מבלי שתצטרך להקליד אותו שוב. כדי ליצור מסד נתונים, עליך להגדיר טבלאות וקשרים אלה ואז להגדיר את פריסות המסך שבהן ברצונך להשתמש כדי לרשום ולערוך את הנתונים.

יש שם עשרות יישומי מסדי נתונים. חלקם קלים לשימוש ועושים את כל העבודה, ומאפשרים לך להגדיר את הטבלאות, מסכי הזנת הנתונים והדוחות. אחרים מלאים יותר בתחומים ספציפיים, אך דורשים כלים אחרים כדי לבצע עבודה שלמה.

לדוגמה, תוכנית עשויה להיות אמינה כאשר מגדירים את הטבלאות והקשרים ויש להם תכונות ניתוח ודיווח איתנות. ובכל זאת, היישום חסר בסופו של דבר כל כלים לקביעת מסכי הזנת נתונים. שרת SQL של ​​מיקרוסופט הוא הדוגמה המתבקשת כאן. כמו במערכות מסדי נתונים גדולות אחרות, SQL Server דואג לקצה האחורי ומצפה שתשתמש בכלי אחר, כגון Visual Studio, כדי לפתח את הקצה.

אילו אפשרויות מסד נתונים מתאימות לך?

אפשרות מסד נתונים מס '1: Microsoft Access

גישה היא אחת הנכדות של מאגרי המידע השולחניים. קל לשימוש אך קל לשימוש לרעה. ניתן לעצב טבלאות, מסכים ודוחות מאפס או להתחיל מתבנית. חלק מהתבניות אמריקאיות בעליל ולא תמיד מלמדות תרגול טוב, אך הן מביאות אתכם במהירות. מסכים ותכונות תכנות יכולות להיות די מתוחכמות. באפשרותך לפרוס את היישום המוגמר שלך למשתמשים אחרים דרך האינטרא-נט שלך (לא אינטרנט) במקום להסתמך על שיתופי קבצים.

אפשרות מסד נתונים מס '2: Microsoft SharePoint

SharePoint הוא בסיס נתונים, כמו גם מנגנון אחסון מסמכים. אתה יכול להשתמש בו כדי להרכיב רשימות פשוטות ולקשר אותן יחד. מעצב הטפסים מעט מתוחכם, אך התאמה אישית עדיין אפשרית. היכולת של SharePoint לתפוס רשימת נתונים שנצברה באקסל ולמקם אותם ברשימה מותאמת אישית שימושית. התוכנית הופכת את הרשימה המותאמת אישית לזמינה לכולם ברשת שלך ומאפשרת לך להוסיף אבטחה כדי להגביל מי יכול לעשות מה עם הנתונים האלה. אתה יכול לבקש מ- SharePoint להתריע באמצעות דוא'ל בכל פעם שמישהו מוסיף, עורך או מוחק רשומות. אם אתה שומר נתונים הנוגעים לאנשים, פריטי לוח שנה או משימות, תוכל לסנכרן את הנתונים עם Outlook.

אפשרות מסד נתונים מס '3: Zoho Creator

Zoho Office הוא יישום אינטרנט הכולל בסיס נתונים המשתמש בפונקציונליות גרור ושחרר כדי להפיץ את הטפסים שלו בצורה פשוטה ואינטואיטיבית. תהליך הגרירה והשחרור מתרגל גם לתכנות האינטראקציות ותהליכי העבודה. כשירות אינטרנט, הנתונים והיישומים שלך זמינים מכל מקום, עם אבטחה פשוטה לשמור על פרטיות הנתונים שלך. Zoho גובה תשלום על בסיס משתמש למשתמש, לחודש, אך הוא מגביל את מספר הרשומות שתוכל לאחסן במחיר שנקבע. התוכנית עולה תוספת בעת אחסון נתונים נוספים או עבור תכונות אחרות כגון שילוב דוא'ל.

כפי שאתה יכול לראות, Excel מציע תכונות רבות אך חסר באזורים מסוימים בכל אחד מהם. לפעמים, יישום אחר עושה את העבודה טוב יותר, במיוחד אם הוא תוכנן במיוחד למשימה. פעמים אחרות, Excel עובד בסדר גמור, כמו למשל עבור מסדי נתונים קטנים יותר, כל עוד אתה יודע למנוע מלכתחילה בעיות.