כיצד להוסיף אורחים באסאנה

אפליקציות לניהול צוות נהדרות לשמירה על כולם בצוות באותו דף לגבי ארגון. עם Asana, מנהלים יכולים להפיץ ביעילות משימות ולהוסיף חברי אורח לצוותי תמיכה כדי לספק כוח אדם נוסף לפרויקטים החשובים שלהם.

בין אם אתם מובילים צוות ובין אם אתם סתם חברים, נספר לכם הכל על שליטה בניהול פרויקטים וכיצד להוסיף אורחים לארגון או לצוות שלכם באסאנה. המשך לקרוא כדי ללמוד עוד.

כיצד להוסיף אורחים באסאנה

אסאנה מאפשרת לחברות להוסיף חברים חדשים, גם אם אין להם דומיין דוא'ל. תכונה זו שימושית להוספת משתפי פעולה חדשים למשימות ספציפיות או להוסיף לקוחות כדי לעקוב אחר ההתקדמות שלך. סטטוס האורח מאפשר לכל מי שאינו דוא'ל עם דומיין ארגון להיות אורח בארגון.

מנהלי ארגונים באסאנה הם האנשים המורשים להזמין ולהוסיף אורחים. הם יכולים להחליט מי יכול להוסיף חברים חדשים על ידי בחירה אם רק מנהלים, חברי ארגון או כולם יכולים להזמין אנשים חדשים לצוות.

כך תזמין אורחים ממסוף הניהול:

1. פתח את Asana ולחץ על כפתור Members בפינה השמאלית העליונה.
   
2. הקש על כפתור הזמן חברים.
   
3. הקלד את כתובת הדוא'ל של האדם שאתה רוצה להזמין.
   
4. מהתפריט הנפתח בחר בפרויקט שאליו ברצונך להקצות אותם.
   
5. אשר על ידי לחיצה על שלח.
   

להלן השלבים להזמנת מישהו להצטרף לפרויקט:

1. פתח את אסאנה ואת הפרויקט שבו ברצונך להזמין אורחים חדשים.
   
2. לחץ על סמל החברים והוא יפתח חלון פרוייקט שתף.
   
3. באפשרותך להזמין חברי צוות חדשים או אורחים על ידי הקלדת שמם או כתובת הדוא'ל שלהם.
   

כיצד להזמין אנשים לארגון שלך

הדרך הקלה ביותר להזמין חברים חדשים או אורחים לפרויקטים שלך היא לשלוח אליהם קישור הזמנה הניתן לשיתוף. משתמשי Asana יכולים לשתף קישורים אלה בערוצים רבים כמו Slack, Microsoft Teams, דוא'ל, ואפילו באמצעות הודעת טקסט. קישורים הניתנים לשיתוף נהדרים להזמנת חברים חדשים, והדוא'ל הוא הטוב ביותר עבור האורחים.

אם אתה רוצה להזמין מישהו לפרויקט, הנה מה שאתה צריך לעשות:

1. פתח את אסאנה.
   
2. בסרגל הצד השמאלי, מצא את הפרויקט שברצונך לשתף.
   
3. לחץ על כפתור השיתוף הממוקם בפינה השמאלית העליונה.
   
4. בחר אם ברצונך להזמין מישהו באמצעות דוא'ל או קישור הניתן לשיתוף.
   
5. העתק קישור לשיתוף הפרויקט.
   

אם תרצה להזמין מישהו לצוות, כך תוכל לעשות זאת:

1. פתח את אסאנה.
   
2. לחץ על שם הצוות שלך.
   
3. הקש על כפתור הזמן.
   
4. בחלון הקופץ, החלט אם ברצונך להזמין חברים באמצעות דוא'ל או קישור.
   

שאלות נפוצות נוספות

האם אתה יכול לשמור על פרויקטים ומשימות פרטיים באסאנה?

כן, יש לך שליטה מלאה בכל הפרויקטים שלך באסאנה, ותוכל להחליט על מעמדם. בקרות הרשאות מאפשרות לך לפקוח עין על כל פיסת מידע ועל נראותו בפני חברי הארגון. כל אדם יכול לקבוע אם הוא רוצה לחלוק משהו רק עם הצוות שלו ומשתפי הפעולה שלו או עם כל האחרים בארגון.

כמה עולה תפוח להכין אייפון

אם משימות הן חלק מפרויקט פרטי, נראותן מוגבלת רק לשותפי פעולה העובדים ישירות על הפרויקט ומשימותיו. כל משתף פעולה יכול לראות את משימתו או את משימות המשנה שלו, אך הם אינם יכולים לגשת למשימות של אנשים אחרים, גם אם הם נמצאים באותו ארגון.

לפעמים, כשאתה רוצה שמידע ספציפי יישאר בין כמה חברי צוות, אתה יכול לסמן פרויקטים אלה כפרטיים או אפילו להגיב בלבד. לאחר שתגדיר את המשימות שלך להיות ציבוריות, הן יהיו זמינות לכולם מהארגון או מהצוות שלך.

כאשר אתה מחליט לשנות את פרטיות הפרויקט שלך, זה מה שאתה צריך לעשות:

• לחץ על + בפינה השמאלית העליונה.

• שם, תראה את כל החברים והאורחים בצוות שלך, ולמעלה תראה הפוך לפרטי.

לאחר שתלחץ על הפוך לפרטי, הפרויקט שלך יהפוך לזמין רק לחברי הצוות.

לחלופין, אם ברצונך לשנות את סטטוס המשימה לפרטי, הנה מה שאתה צריך לעשות:

• פתח משימה באסאנה.

• לחץ על הפוך פרטי בפינה השמאלית העליונה.

• בדרך זו, המשימה פרטית רק לך ולשתפי פעולה אחרים.

• הסר את כל משתפי הפעולה בתחתית הדף אם ברצונך שהמשימה הזו תהיה פרטית.

האם אתה יכול להוסיף גם חברים וגם אורחים לאותו פרויקט?

ואכן, אתה יכול להוסיף גם חברים וגם אורחים לאותו פרויקט. ברגע שהם יהיו באותו צוות, הם יוכלו לראות אחד את השמות של השני ולתקשר יותר. אם כרגע שני אורחים רואים אחד את השני כמשתמש פרטי, המשמעות היא שהם לא עובדים על אותו פרויקט או לא באותו צוות. לאחר שהם מוקצים לאותו פרויקט, שמותיהם נראים לעין.

חברים רשאים להזמין אורחים לארגון, אך מנהלים הם אלה שמקבלים את ההחלטות הסופיות. כמובן שחבר יכול להוסיף אורחים רק לפרויקטים עליהם הם עובדים, והמנהל יכול להוסיף אותם לכל הפרויקטים הפעילים, כמו גם לפרויקטים מוסתרים.

האם אתה יכול לקבל מספר מועסקים באסאנה?

נכון לעכשיו, לא ניתן לקבל מספר מועמדים באסאנה. רק אדם אחד יכול להיות מוקצה למשימה אחת מכיוון שהוא אחראי להשלמתה.

אחת הדרכים לשתף משימה בקרב אנשים שונים היא להוסיף משימת משנה אחת או יותר, בה תוכלו בקלות לולא יותר משתפי פעולה. דרך נוספת היא להשתמש באפשרות הקצה עותקים ולהעסיק יותר אנשים בעותקי אותה משימה.

האם אסאנה משתלבת עם צוותים?

צוותי אסאנה ומיקרוסופט יצרו יחד כלי ניהול צוותים מצליח. באמצעות Asana עבור צוותי מיקרוסופט, צוותים יכולים לעבוד יחד בצורה יעילה יותר. במסגרת שילוב זה, תוכלו להשתמש ב- Teams כדי לדבר עם משתפי פעולה ועם אסאנה להפצת משימות.

הנה מה שהאינטגרציה מאפשרת לך:

• עקוב אחר משימות, פרויקטים ועדכונים של אסאנה בתוך צוותים.

• השתמש בצוותים לחיפוש פרויקטים באסאנה.

• צור התראות מותאמות אישית שעובדות בשתי הפלטפורמות.

• התאם אישית את כל העדפות ההודעות שלך.

• השתמש בכל קבצי Microsoft Office והצרף אותם לפרויקטים ולמשימות של Asana.

• השתמש ב- OneDrive כדי לאחסן את כל הנתונים החשובים למשימות ופרויקטים של Asana.

מה האורחים יכולים לעשות באסאנה?

לאורחים לא יכולה להיות אותה רמת גישה כמו לחברי הארגון. יתר על כן, הם יוכלו לראות רק את המידע או הקבצים המשותפים איתם או בתוך קבוצה שהם נמצאים בה. האורחים יכולים לראות משימות, פרויקטים ופרויקטים ציבוריים ששותפו איתם אך אין להם הרשאה לערוך אוֹתָם.

זמינים תכונות בתשלום, אך כשמדובר ביצירה, עריכה או אפילו מחיקה של שדות מותאמים אישית, זה יהיה בלתי אפשרי אם אתה אורח באסאנה.

הנה הגישה לאורחים:

• אורחים אינם יכולים להיות חברים בקבוצה

• אורחים אינם יכולים להיות חברים בקבוצה מבלי לשנות את כתובת הדוא'ל שלהם

• אורחים אינם יכולים לגלוש בצוותים אחרים או לגשת לקבוצות שונות בארגון

מה הפירוש של אורח בארגון?

אורחים הם משתמשים שאין להם חשבון דוא'ל רשמי מהחברה. הם מקבלים הזמנה לעזור לצוות עם פרויקט אחד או כמה בהישג יד. עם סטטוס אורח, אתה יכול לתקשר עם לקוחות, לקוחות או כל אחד אחר שעובד בפרויקט. עם זאת, בתוך הארגון אתה יכול לראות רק את מה שאחרים שיתפו איתך.

באסאנה, אורחים יכולים להוסיף או לערוך ערכים בתוך הפרויקט או המשימה, אך הם לא יכולים למחוק אותם או ליצור חדשים. בנוסף, יש להם גישה לכל תכונות הפרימיום שאתה מאפשר להם להשתמש בהן, למעט ניהול שדות מותאמים אישית.

האם האורחים יכולים להתראות?

האורחים יכולים להתראות רק אם הם עובדים יחד על פרויקט אחד לפחות. אחרת, הם יראו אחרים כמשתמשים פרטיים. בדרך זו, הארגון מוודא שהם לא יכולים לראות את שמם אלא אם כן הם עובדים על משהו ביחד.

מה ההבדל בין חבר אורח לגישה מוגבלת?

אורחים וחברי גישה מוגבלת (LAM) נמצאים שניהם בתחתית הסולם הארגוני. למעשה, LAMs הם כבר חלק מהארגון, בעוד האורחים הם חברי צוות זמניים. כמובן שאם אורח מראה כישרון ותוצאות משביעות רצון, הוא עשוי להפוך ל- LAM או אפילו לחבר.

כיצד לבטל חלונות

בעוד שהאורחים אינם חולקים את הדומיין של החברה ולא סופרים בתוכנית אסאנה, ל- LAM יש כתובת דוא'ל של החברה ומספר מושבים בחברה. סטטוס האורח קיים רק בארגונים וב- LAM המהווים חלק מארגונים ומאזורי עבודה באסאנה.

הישאר תמיד על המסלול

טיפול בצוותים אינו משימה קלה, אך כלים כמו אסאנה יכולים לעזור לך לנהל את עומס העבודה וליצור צוותים פונקציונליים המספקים בזמן. מצויד בערכת כלים ספציפית המאפשרת למנהלים להוסיף חברים, אורחים, ולדחות חברי צוות בכמה לחיצות, זהו כלי הכרחי לכל חברה מקצועית.

אני מקווה שעזרנו לך להבין כיצד אסאנה עובדת וכיצד להפיק את המרב ממנה. בנוסף, עכשיו אתה יודע להוסיף אורחים לצוות שלך ולנהל את כל הראות של הפרויקטים שלך.

האם אתה אוהב להשתמש באסאנה? האם השתמשת בו עם צוותי Microsoft?

ספר לנו עוד על כך בקטע התגובות למטה.