Google Sheets הוא דרך נוחה לארגן פגישות, ליצור משימות, למיין חשבוניות ונתונים שונים אחרים. זה ברור, עשיר בתכונות וניתן לשיתוף עם משתמשים אחרים.
החיסרון היחיד בכלי זה הוא שאין לך פונקציה מובנית לשלוח תזכורות בדוא'ל בנוגע לגיליון לעצמך או למשתמשים אחרים. זה יקל על מעקב אחר כל המשימות והנתונים שלך.
למרבה המזל, שתי שיטות מאפשרות לך לשלוח תזכורות מבוססות דוא'ל. קרא מאמר זה כדי ללמוד עוד עליהם.
שליחת תזכורות לאירועים - שלב גיליונות ויומן
אם אתה רוצה לשלוח לעצמך תזכורות בדוא'ל, הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא על ידי ערבוב של שני כלים שונים של Google - Google Sheets ויומן Google. זה לא ידרוש ממך להשתמש בשום סקריפט. במקום זאת, תצטרך רק לייצא נתונים מאפליקציה אחת לאחרת.
השיטה מורכבת משלושה שלבים - יצירה וייצוא של נתונים מגיליונות, ייבואם ליומן ואפשרת תזכורות בדוא'ל.
שלב 1: צור וייצא נתונים מגיליונות
אם ברצונך לייצא נתונים מגיליונות, יהיה עליך ליצור דף אירועים ולשמור אותו כקובץ CSV. כדי להפוך את הקובץ לזיהוי ביומן Google, עליך להשתמש בפורמט מסוים. פשוט בצע את הצעדים הבאים:
- פתח את המסמך שלך ב- Sheets.
- הערכים של השורה הראשונה שלך צריכים להתאים למתווה זה: A1: נושא, B1: תאריך התחלה, C1: תאריך סיום.
- תחת כותרת 'נושא', עליך להזין את כותרת התזכורת שלך. תאריך ההתחלה והסיום צריך להיות בפורמט MM / DD / YYYY.
- הוסף אירועים רבים ככל שתרצה, כמו גם תאריכי התחלה וסיום שלהם.
- לחץ על תפריט 'קובץ'.
- העבר את העכבר מעל 'הורד'. אמור להופיע תפריט חדש.
- בחר 'ערכים המופרדים בפסיקים'.
- גרסת ה- CSV של קובץ הגיליונות שלך תורד למחשב האישי שלך.
הערה: כותרות החובה היחידות הן 'נושא' ו'תאריך התחלה 'לייבוא הרשימה בהצלחה. אם ברצונך להוסיף כותרות אחרות, תוכל לראות את רשימת האפשרויות הזמינות (הניתנות לזיהוי על ידי לוח השנה) ואת ההזמנה שלהן הרשמית תמיכה בגוגל עמוד.
שלב 2: ייבא את המסמך ליומן
לאחר גיליון האירועים של ה- CSV מוכן לייבוא, הגיע הזמן לעבור ליומן Google.
- פתח את יומן Google.
- לחץ על תפריט 'הגדרות' (סמל גלגל השיניים).
- בחר 'הגדרות'.
- בחר 'ייבא וייצא' מהתפריט משמאל.
- בחר 'בחר קובץ מהמחשב שלך' בקטע 'ייבוא'.
- נווט לקובץ ה- CSV השמור ולחץ על 'פתח'.
- לבסוף, לחץ על 'ייבא' כדי לייבא את קובץ ה- CSV.
אם אתה רואה תצוגה שאומרת שהאירועים נוספו ללוח השנה - הכל עבר בצורה חלקה. כעת הדבר היחיד שנותר הוא הגדרת התראות דוא'ל לאירועים הנדונים.
שלב 3: הגדרת התראות ושיתוף
לאחר שתגדיר התראות, תקבל תזכורות לכל האירועים שייצאת מ- Google Sheets ישירות לדוא'ל שלך. כדי לוודא שהכל מוגדר כראוי, פעל לפי ההוראות הבאות:
- העבר את העכבר מעל שמך בקטע 'היומנים שלי' משמאל למסך היומן.
- לחץ על סמל 'עוד' (שלוש נקודות אנכיות) המופיע לצד שמך.
- לחץ על 'הגדרות ושיתוף'.
- בדוק אם חשבונך מופיע תחת 'שתף עם אנשים ספציפיים'. אם לא, בחר 'הוסף אנשים' והוסף את הדוא'ל שלך.
- לחץ על התפריט הנפתח 'התראה' בקטע 'התראות אירועים'.
- בחר במקום זאת 'דוא'ל'.
- הגדר את השעה ותאריך בין התזכורת לאירוע.
כעת היומן שלך ישלח תזכורות לכל האירועים שרשמת ב- Google Sheets שלך. זכור שתוכל להוסיף כל דבר תחת העמודה 'נושא'. אתה יכול לרשום משימות ספציפיות, ימי הולדת או סידורים אחרים, ולא רק אירועים.
בנוסף, השתמש באפשרות 'שתף עם אנשים ספציפיים' המוזכרת לעיל כדי לכלול הודעות דוא'ל אחרות ברשימה. משתמשים אלה יקבלו את אותן תזכורות באמצעות הדוא'ל עבור אותם סידורים ספציפיים.
השתמש בתוסף הוספת תזכורות
הדרך האחרת לשלוח תזכורות בדוא'ל באמצעות Google Sheets היא להשתמש בתוסף ספציפי. שיטה זו קלה מעט יותר והיא רק דורשת ממך להגדיר את התוסף שיעשה את כל השאר באופן אוטומטי.
כדי להגדיר את ההרחבה בצע את הפעולות הבאות:
- לחץ על הכרטיסייה 'תוספות' בחלק העליון של המסך.
- בחר 'קבל תוספות'.
- הקלד 'הוסף תזכורות' בסרגל החיפוש.
- לחץ על הסמל 'הוסף תזכורות' ובחר 'התקן'. אפשר הרשאות אם תתבקש והמתין להתקנת האפליקציה.
- עבור שוב לכרטיסייה 'תוספות' והעביר את סמן העכבר מעל התפריט 'הוסף תזכורות'.
- בחר 'הגדר / ערוך תזכורות'.
התוסף יספק עמודות עבור Task, Assignee, CC (אופציונלי) ו- Deadline. תחת 'משימה' תוכל להזין הוראה קצרה, הדוא'ל נכנס ל'מקבל ', ואילו התאריך יורד מתחת ל'מועד האחרון'.
אם ברצונך לשלוח תזכורות נוספות ליום המועד, התאם אותה ידנית בתפריט מימין.
יתר על כן, אם אתה צריך להוסיף עוד תוכן לתזכורת שלך, אתה יכול ללחוץ על האפשרות 'התאם אישית את הדוא'ל שנשלח' ולהקליד את המידע הנוסף הזה.
ההרחבה תשלח אוטומטית את המיילים בבוא העת ותוכלו לשנות את תיאורי המשימות, הנמענים והתאריכים שבדרך.
היו זהירים בתזכורות תוספות
השימוש בתוסף 'הוסף תזכורת' הוא דרך נוחה וקלה יותר משיטת 'ייצוא / ייבוא', אך יחד עם זאת דורשת יותר תשומת לב.
כיצד לפתוח את שורת הפקודה ב
מכיוון שהתזכורות נשלחות אוטומטית, יש סיכוי שתשלח את המשימה הלא נכונה למקבל הלא נכון לפני שתהיה לך אפשרות לתקן אותה. זה ניתן למניעה ובדרך כלל לא מזיק, אך עדיין כדאי לשים לב מי מקבל מה.
איזו שיטה אתה מחשיב טוב יותר? למה? שתף את דעותיך בקטע התגובות למטה.
