Google Docs הוא כלי נהדר לשיתוף פעולה מכיוון שהוא מאפשר למספר אנשים לערוך ולעבוד על מסמך בודד בו זמנית, מבלי לאבד את המעקב אחר מי עושה מה. אם אתה או הארגון שלך משתמשים ב-Google Docs, ידיעה מי מהצוות צפה באיזה מסמך ומתי יכולה להיות מידע שימושי. מהבטחת שכולם קוראים טיוטה, תנאים והגבלות, ההגשה האחרונה שלך, מדיניות ונהלים, או מסמך חשוב אחר, היכולת לראות מי עשה מה ומתי זה חיוני.
כיצד לגלות את סוג האיל - -
עד לאחרונה, לא יכולת לראות מי צפה ב-Google Docs שלך. אפשר היה לראות מי ערך אותו, אבל לא מי בדיוק קרא אותו. אם הם לא שמרו, ערכו או השאירו תגובה, לא היה לכם מושג אם אדם מסוים קורא את הגרסה האחרונה של מסמך בכלל. כמו כן, מכיוון שאתה יכול לשתף את Google Docs עם הרשאות קריאה בלבד, אתה יכול לשתף את המסמך עם אנשים מסוימים מתוך כוונה שהם יבדקו את המסמך אך לא יבצעו שינויים.
גרסאות נוכחיות של Google Docs מאפשרות לך להגדיר הגדרות כך שתוכל לראות מי צפה ב-Google Docs שלך. בואו נסתכל איך אתה יכול לעשות זאת בעצמך.
צג הפעילות של G Suite
G Suite משמש בדרך כלל על ידי ארגונים שבהם שיתוף פעולה חיוני. אם אתה משתמש ב-G Suite כדי לשתף פעולה עם אחרים באופן קבוע, אתה יכול להשתמש ב-Activity Monitor כדי לראות את היסטוריית הצפייה של כל קובץ Google Docs.
בצע את השלבים הבאים כדי לעשות זאת:
- לִפְתוֹחַ קובץ Google Sheet
- לחץ על מגמת העלייה סמל חץ בפינה הימנית העליונה, או עבור אל כלים תפריט נפתח
- פתח את ה לוח מחוונים לפעילות
- הקלק על ה כל הצופים עבור כרטיסיית הארגון שלך
תהליך זה יאפשר לך לעקוב אחר תצוגות במסמך, כולל התאריך והשעה של התצוגה האחרונה עבור כל צופה.
אם אינך רואה את אפשרות מעקב הפעילות ב-Google Docs שלך, סביר להניח שאתה מחובר לגרסה החינמית של Google Docs, או לחשבון אישי, ולא לגרסת G Suite.
מגמות צופים ותגובות
בנוסף לראות מי צפה ב-Google Docs שלך, ה-Activity Monitor גם מאפשר לך לראות מגמות לגבי מתי אנשים צפו או הגיבו על המסמך שלך.
מגמת צופים: מציג לך תרשים עמודות של מספר הצופים הייחודיים בכל פרק זמן שתבחר מ-7 ימים ועד כל הזמנים.
מגמת הערות: מראה לך תרשימי עמודות של מגמת ההערות לאורך כל פרק זמן מ-7 ימים ועד כל הזמן.
כבה את היסטוריית התצוגה ב-Google Docs
אם מסיבה כלשהי אתה רוצה לכבות את היסטוריית הצפיות של מסמך, אתה יכול לעשות זאת גם על ידי ביצוע השלבים המהירים הבאים:
- לִפְתוֹחַ ה-Google Sheet
- לחץ על מגמת העלייה חֵץ בצד הימני העליון של המסמך או עבור אל כלים מהתפריט הנפתח
- פתח את ה לוח מחוונים לפעילות
- בחר הגדרות פרטיות .
- תַחַת הגדרת מסמך , החלף הצג את היסטוריית הצפיות שלי עבור מסמך זה לכבות.
אפשרות זו זמינה גם בגרסה האישית או החינמית של Google Docs. אם אתה עובד על מסמך אבל לא רוצה ששותפי העריכה שלך יידעו עד שתהיה מוכן לשתף את התיקונים האחרונים שלך, אתה יכול לכבות את היסטוריית הצפיות שלך.
- התחל בפתיחת Google Sheets ולחיצה על הגדרות .
- ה הגדרות התפריט מאפשר לך לכבות את היסטוריית הצפיות שלך עם ה לוח מחוונים לפעילות הגדרות. לאחר שהעברת את זה ל- כבוי מיקום, לחץ בסדר כדי לשמור שינויים.
כיצד לראות מי ביצע שינויים ב-Google Doc שלך
בקרת גרסאות חשובה מאוד, במיוחד אם אתה עובד בתעשייה מפוקחת. בקרת גרסאות היא משהו ש-Google Docs עשה היטב במשך זמן מה. מסמכים יראו מי ערך מסמך, שמר או שיתף אותו. זה למעשה עובד לא רק עם G Suite, אלא גם עם Google Docs אישיים.
שמור את החלון על החלונות העליונים 10
אם אתה מעוניין בבקרת גרסאות או רוצה לוודא שאף אחד לא ביצע שינויים שהוא לא צריך לעשות מבלי לנעול את הקובץ, תוכל לגלות זאת על ידי ביצוע השלבים הבאים:
- לִפְתוֹחַ Google Sheet שברצונך לעקוב אחריו.
- בחר קוֹבֶץ ו היסטוריית גרסאות
- בחר ראה היסטוריית גרסאות
- חלון אמור להופיע בצד ימין של המסך המציג כל שמירה ועריכה עבור המסמך המדובר.
בתוך החלון הזה, אמורה להיות לך גם אפשרות להציג את הגרסה הקודמת של המסמך לפני ביצוע העריכות.
זה חיוני עבור בקרת גרסאות מכיוון שיש לך נתיב ביקורת של השינויים שבוצעו, מתי הם בוצעו ועל ידי מי. זה שימושי גם אם ביצעת כמה שינויים, ישן על זה, משנה את דעתך וברצונך להחזיר אותם לאחור.
כיצד לראות מי שיתף את Google Doc שלך
אתה יכול גם לראות מי שיתף את Google Doc שלך ומתי. אתה יכול גם לראות את הגדרות השיתוף כדי שתוכל לשלוט טוב יותר בגישה למסמך שלך.
- לך ל drive.google.com
- לחץ על הכונן שלי בצד שמאל
- לחץ על הקטן אני כפתור בפינה הימנית העליונה
- עכשיו, לחץ פעילות
- לחץ על כל קובץ או תיקיה בנפרד או עיין בפס הגלילה מימין למסך. זה יראה לך מי שיתף את המסמך שלך.
תוכל גם לבדוק מתוך המסמך על ידי בחירה בשיתוף. שמות האנשים יופיעו בחלון הקופץ. אם יש מספר אנשים, בחר שם ורשימת כל השמות תופיע.
מחשבות אחרונות
היכולת שלך לקבוע מי צפה, שיתף וערך את המסמכים שלך מוגבלת אם אין לך גישה לחשבון G Suite; עם זאת, עדיין יש דרכים לקבל מידע בסיסי.
על ידי ביצוע השלבים המופיעים במדריך זה, תוכל לראות במהירות ובקלות מי צפה, ערך, השתנה במסמך Google Docs שלך בכל דרך. האם יש לך שאלות, ניסיון או טיפים הקשורים לצפייה בפעילות ב-Google docs שלך? השאר תגובה בסעיף למטה.
