DocuSign היא ללא ספק ספקית שירותי הענן המובילה בעולם לחתימות והסכמים אלקטרוניים. אבל למרות שהוא יכול לייעל זרימות עבודה, עסקאות וחילופי מסמכים, DocuSign אינו מושלם.
אחת הבעיות העיקריות שמשתמשים עלולים להיתקל בהם היא תיקון טעויות בחתימה. התהליך עצמו די פשוט. עם זאת, ישנם מקרים רבים שבהם זה עשוי לא לעבוד בגלל גורמים שונים.
מאמר זה יעבור על תהליכי אימוץ ושינוי החתימות במעטפות, פרופיל החשבון והסיבות לכך ש-DocuSign לא יאפשר לך לשנות את החתימה שלך.
שנה את חתימת החשבון ב-DocuSign
אחת הדרכים המהירות ביותר לשנות את החתימה ב-DocuSign היא על ידי נקיטת גישה כלל-חשבון. כך תוכל לנהל את הפרופיל שלך כדי לשנות, להסיר או להוסיף חתימות:
- היכנס לחשבון DocuSign שלך.
- לחץ על סמל המשתמש.
- בחר 'נהל פרופיל'.
- לחץ על 'חתימות'.
- בחר 'שנה', 'מחק' או 'הוסף חדש' כדי לשנות את חתימות החשבון שלך.
זכור שאתה יכול להתאים את הסגנון והציור של חתימה לפני העלאתה לחשבונך.
אמצו חתימה חדשה ב-DocuSign
אתה תמיד יכול לאמץ חתימה חדשה אם אתה רוצה לשנות את החתימה בעת חתימה על מסמך. למרות שזה תהליך ארוך, זה די פשוט עבור רוב המשתמשים.
להלן השלבים שעליך לבצע:
- השתמש ב-DocuSign כדי לעבור למסמך הרצוי.
- סמן את התיבה 'רשומות אלקטרוניות וגילוי חתימות'.
- לחץ על 'המשך' כדי לפתוח את המסמך.
- לחץ על 'התחל' כדי לעבור לשדה החתימה הראשון.
- לחץ על השדה 'נדרש - חתום כאן' כדי לפתוח את התיבה 'אמץ את החתימה שלך'.
- בצע את השינויים שלך.
- לחץ על כפתור 'אמץ וחתום'.
- לחץ על 'סיום'.
יש לך ארבע אפשרויות בעת שינוי ואימוץ חתימה.
ראשית, אתה יכול לשנות את הסגנון כדי להתאים את המראה של ראשי התיבות והחתימה כמכלול. שנית, אתה יכול לבחור לצייר חתימה חדשה לשימוש במסמך שלך.
ה-'Use Signature Pad' הוא עוד אפשרות מוצקה.
אתה יכול ללכוד חתימה בזמן אמת מפנקס חתימה. אבל לא לכולם יש פנקס חתימה או כישורי ציור.
אם זה אתה, יש אלטרנטיבה. האפשרות 'העלה' מאפשרת לך להעלות קובץ תמונה חתימה. רק זכור לאשר את שמך המלא ואת ראשי התיבות שלך בשדות המתאימים לפני אימוץ חתימה חדשה וחתימה על הקובץ.
כיצד לשנות מעטפות ב-DocuSign
ייתכן שחתימת המסמך אינה הרכיב היחיד שצריך תיקון או שניים. החדשות הטובות הן שאתה יכול לתקן מעטפות ב-DocuSign. עם זאת, אינך יכול לעשות זאת אם המעטפה כבר הושלמה.
כיצד להסיר את החיה מקודי
אם אתה מוצא מעטפה עם טעויות עם סטטוס 'מחכה לאחרים', הנה מה שאתה צריך לעשות כדי לבצע תיקונים.
- היכנס לחשבון DocuSign שלך.
- נווט אל הכרטיסייה 'מעטפות'.
- לחץ על מעטפה המסומנת כ'מחכה לאחרים' ולחץ על 'תקן'.
- ערוך את המעטפה כדי לתקן את הטעויות ולחץ על כפתור 'שלח' כדי לאשר את התיקונים.
בעת עריכת מעטפה, ניתן לתקן שדות מרובים, כגון:
- המסמכים שהועלו
- מידע הנמען
- שם המעטפה
- הודעת האימייל לנמענים
- שדה החתימה
ניתן גם להוסיף נמענים נוספים למעטפה על ידי לחיצה על כפתור 'הוסף נמען'.
סיבות שאינך יכול לשנות את החתימה ב-DocuSign
זה שאתה יכול לשנות את החתימה ב-DocuSign לא אומר שאתה תמיד יכול לעשות את זה. תרחישים מסוימים מונעים ממשתמשים לשנות את החתימה.
שמות נמענים נעולים
לשולחים יש אפשרות לנעול את שמות הנמענים ב-DocuSign. כשהם עושים את זה, אתה לא יכול לשנות את החתימה כרצונך. עדיף לבדוק עם מנהל החשבון כדי לברר אם זו הבעיה.
לפעמים לא ניתן לעבור על שמות נעולים נעולים כדי לשנות את החתימה שלך, במיוחד כשיש מספר נמענים. במקרה כזה, עדיף לבטל מעטפה, לשנות את החתימה וליצור מעטפה חדשה.
שימוש באפליקציה לנייד
אם אתה משתמש ב-DocuSign עבור אנדרואיד ו-iOS, תגלה שלאפליקציות לנייד יש פונקציונליות מוגבלת. למרות התאימות של DocuSign לאייפד, אייפון, טלפונים אנדרואיד ומכשירי Windows, לא ניתן לשנות את החתימה תוך כדי תנועה.
רק גרסת שולחן העבודה של DocuSign מאפשרת למשתמשים להוסיף חתימה חדשה. עבור לגרסת שולחן העבודה ובדוק אם הבעיה נמשכת. אם לא, השתמש בתהליך הסטנדרטי כדי לערוך או לאמץ חתימה חדשה. השינויים יסונכרנו בין המכשירים שלך, ותוכל להשתמש בחתימה החדשה מאפליקציית DocuSign לנייד שלך.
אתה החותם היחיד
לפעמים ייתכן שתרצה להוסיף חתימה שמורה ב-DocuSign. למרבה הצער, זה לא יעבוד כברירת מחדל אם אתה החותם היחיד.
כדי לעקוף זאת, עליך לשלוח לעצמך מעטפה חדשה תחילה ולהפוך את עצמך לנמען הבלעדי. זה חל על חתימת ברירת המחדל שלך. עם זאת, תהיה לך אפשרות לבחור חתימת DocuSign שמורה אחרת.
חשבון לא פעיל
משתמשים ללא חשבונות DocuSign פעילים לא יכולים לשנות את החתימה שנבחרה. ודא שהחשבון שלך פעיל לפני שתשנה את החתימה. אם החשבון שלך פעיל, ייתכן שאתה נתקל בבעיה אחרת.
בעיות אחרות של שינוי חתימה עשויות לכלול את הדברים הבאים:
- הקובץ מכיל חתימות אוניברסליות כמו אלה במסמכים המותרים ל- Sign Part 11 Module Enabled.
- המסמך שלך כבר נחתם והוחזר.
- השתמשת בחתימה אישית.
לשם המלא כבר יש חתימה
DocuSign מאפשר רק חתימה אחת לכל שם מלא. כדי לשנות את החתימה המאומצת לשם מלא עם חתימה קיימת, עליך למחוק את החתימה הישנה וליצור אחת חדשה מאפס.
אם זה המקרה, התהליך די פשוט. להלן השלבים שיש לבצע:
- היכנס לחשבון DocuSign שלך.
- לחץ על סמל המשתמש.
- בחר 'נהל פרופיל'.
- לחץ על 'חתימות'.
- עבור אל 'מחק' והסר חתימה מחשבונך.
- לחץ על כפתור 'הוסף חדש' כדי ליצור חתימה חדשה לשם מלא מסוים.
מדוע משתמשים צריכים לשנות חתימה ב-DocuSign
תרחישים רבים יכולים לדרוש שינוי חתימה, בין אם תוך כדי תנועה או בכל החשבון. חלק מהנפוצים ביותר כוללים את הדברים הבאים:
- יש לשנות שמות באיות שגוי.
- המשתמש שינה את שמו מאז הפעם האחרונה שחתם.
- צריך לשנות את גודל החתימה כדי להתאים למסמך.
- הנמענים חולקים כתובת אימייל אך יש להם חתימות שונות.
כמובן, ייתכן שמשתמשים ירצו גם לשנות את חתימות ה-DocuSign שלהם עקב העדפה אישית ומטעמים סגנוניים.
שאלות נפוצות נוספות
האם אוכל לערוך מסמך DocuSign לאחר שליחתו?
לא ניתן עוד לשנות מעטפות של DocuSign המסומנות בתג 'הושלם'. הדרך היחידה לתקן טעויות לפני שהנמען חותם על המעטפה היא לבטל את המעטפה הישנה וליצור חדשה.
האם אוכל לבטל חתימה ב-DocuSign?
לאחר חתימה על מסמך באמצעות DocuSign, המעטפה עוברת לנמען הבא ברשימה כדי שיחתמו. לכן, אינך יכול לבטל באופן אישי את החתימה.
עם זאת, השולח המקורי עשוי לעזור לך לשנות את החתימה שלך כדי לשנות או להסיר אותה לחלוטין מהמעטפה. הנמען עם הרשאות שינוי מעטפה יכול גם לעזור לך לבטל חתימה.
כיצד אוכל לבטל מסמך DocuSign שהושלם וחתום?
אינך יכול לתקן או לבטל (לבטל) מסמך או מעטפה 'הושלם' ב-DocuSign. המסמכים היחידים שאתה יכול לערוך, כדי לשנות חתימה, למשל, הם אלה המסומנים כ'נוצר', 'נשלח' או 'נמסר'. גם אז, אתה חייב להיות בעל הרשאות לעשות זאת.
כיצד לאפשר עריכות של נמען ב-DocuSign
כשולח, אתה יכול להפוך מסמך או מעטפה של DocuSign לניתנים לעריכה על ידי הנמענים. לפני שליחת המעטפה, עבור לתפריט 'אפשרויות מתקדמות'. משם, עבור אל 'ערוך' וסמן את התיבה שליד 'אפשר' כדי לאפשר לנמענים לערוך את המעטפה.
זה עוזר למשתמשים אחרים לשנות את החתימות שלהם או לבצע תיקונים בקבצים, הודעות דואר אלקטרוני, פרטי קשר וכו'.
הפוך את החתימה שלך לייחודית וניתנת לזיהוי מיידי
כפי שאתה יכול לראות, DocuSign מציעה גמישות מספקת בכל הנוגע לחתימות. אתה יכול לצייר, ללכוד ולשנות סגנונות די כרצונך. האפליקציה מאפשרת להסיר בקלות, לשנות ולהוסיף חתימות חדשות לחשבון ולערוך את שדה החתימה במעטפות.
הבעיה היחידה היא להבטיח שאתה עומד בקריטריונים לשינוי החתימה כפי שנקבעו על ידי מדיניות DocuSign ומנהלי חשבונות. כל עוד אתה עומד בתנאים, שינוי חתימה צריך לקחת יותר מכמה דקות.
מה אתה חושב על מערכת ניהול החתימות של DocuSign? ספר לנו בקטע ההערות למטה.
