אנחנו הסתכל במלכודות השימוש ביישום גיליון אלקטרוני כגון Excel לאחסון רשימות נתונים. גישה זו עשויה להיראות כפתרון הטוב ביותר בהתחלה, אך אתה עלול להיתקל בבעיות בשיתוף נתונים אלה עם מספר משתמשים, אימות התוכן או אפילו ניווט בנתונים שלך. למה? כי אתה משתמש בכלי שלא נועד לבצע את העבודה.
כעת נשקול מקרה דמיוני (אך אופייני) של עסק המשתמש ברשימה מבוססת גיליונות אלקטרוניים ונבדוק כיצד ניתן להמיר זאת ליישום מסד נתונים כדי להתגבר על בעיות כאלה.
איך חוברות עבודה יוצאות מכלל שליטה
הרשימה שלנו החלה כתיעוד פשוט של פרויקטים שבוצעו עבור לקוחות. עם צמיחת החברה גדל גם מספר הלקוחות עם שמות ופרטי קשר שנוספו לחוברת העבודה. כמו כן, הייתה צורך בדרך כלשהי להקליט את מה שעשו אנשי הצוות השונים בפרויקטים אלה, ולכן נוספו עוד נתונים לחוברת העבודה הזו.
בשלב זה הגישה של הגיליון האלקטרוני הפכה לבלתי ניתנת לביצוע: היו הרבה יותר מדי אנשים שניסו לעדכן אותה, לעתים קרובות במקביל. החברה ניסתה להקים רוטה, כך שאנשים לקחו את זה בתורו לעדכן את חוברת העבודה, אך פירוש הדבר שכמה משימות נשכחו לפני שהוקלטו.
בסופו של דבר, אנשים הקימו חוברות עבודה משלהם כדי לעקוב אחר המשימות שלהם, ולעתים זוכרים להעתיק את הנתונים לחוברת העבודה הראשית בסוף השבוע. העובדים פיתחו קיצור משלהם עבור ספרים אלה, וחלקם שינו את העיצוב ואת סדר העמודים כך שיתאימו לדרך העבודה שלהם. העתקת נתונים אלה לחוברת העבודה הראשית הביאה לבלגן נורא.
זו אולי דוגמה מורכבת, אבל למעשה ראיתי את כל השיטות האלה בחיים האמיתיים. בואו נסתכל מקרוב על כמה מהנושאים שהושגו בשיטת עבודה זו.
שפע של בעיות
אתה יכול לראות את הגיליון הראשון של הגיליון האלקטרוני הדמיוני שלנו. העמודה הראשונה מפרטת את שם הפרויקט אליו מתייחס כל ערך. עם זאת, חלק מהשמות הללו ארוכים, ולכן ייתכן שהצוות התפתה להשתמש בקיצורים; כתוצאה מכך התגנבו שגיאות הקלדה. זה מקשה על קשירת המשימות השייכות לאיזה פרויקט. הפתרון לא צריך להיות קשה: אתה יכול לבחור שם קצר לכל פרויקט שכולם מסכימים עליו, או לתת לכל פרויקט מספר תעודת זהות ולתרגם את זה לשם הפרויקט באופן אוטומטי.
יש בעיה דומה בעמודה התחל. תאים מסוימים מכילים תאריך, אך אחרים רושמים חודש בלבד - ורשומה אחת או שתיים אומרת כן. Excel אכן תומך באימות נתונים, כך שניתן להבטיח שתאים מסוימים מכילים תמיד נתונים מסוג מסוים - אך כאשר גיליון אלקטרוני מפותח באופן אד-הוק, הוא משמש לעתים רחוקות.
בשלב זה גישת הגיליון האלקטרוני הופכת לבלתי ניתנת לביצוע: היו הרבה יותר מדי אנשים שניסו לעדכן אותה
לא תהיה לך בעיה זו ביישום מסד נתונים, מכיוון שסוג הנתונים של השדה יתוקן מלכתחילה. אם אינך יודע את התאריך המדויק שבו התחילה העבודה, תוכל להשתמש בחודש הראשון, או ב -1 בינואר אם אתה יודע רק את השנה. אם הפרויקט עדיין לא התחיל, אתה יכול להשאיר את השדה ריק - NULL במונחי מסד נתונים. אם ידעת שהפרויקט התחיל אך לא ידעת מתי, תוכל להשתמש בתאריך שבדרך כלל יהיה בלתי אפשרי לנתונים שלך, כגון 1/1/1900. מיד נהיה קל למיין פרויקטים ולקבל סקירה כרונולוגית של הפעילות.
אתגר עדין יותר מוצג על ידי העמודה שכותרתה לקוח. הערכים בעמודה זו אינם מקושרים לשום דבר אחר בחוברת העבודה, אך יש רשימה של לקוחות בגיליון 1, וזה כנראה מה שהוא מתייחס אליו. אחסון רשימות מרובות של אותם פריטים, המכונים בשמות שונים, מבלבל. עליכם להבהיר את השמות ולהתיישב על שם חד משמעי עבור ישות זו: האם הם לקוחות או לקוחות?
עמודת הסטטוס היא עוד אחת שבה לא היה אימות, כך שאנשים שוב בחרו לכתוב מה שהם רוצים. עדיף להקים רשימה קצרה של כל הערכים המותרים.
הגיליון השני - גיליון 1 - הוא בעייתי באותה מידה. בתור התחלה, שם הגיליון אינו תיאור. מה שהיא מכילה בפועל היא רשימה עם כותרת לקוחות, אך זו אינה מעוצבת כטבלה באקסל: הכתובת נמצאת בשדה אחד, דבר המגביל את יכולתך להשתמש בכלים המובנים של אקסל לחיפוש או מיון. אתה יכול, למשל, לסנן כתובות המכילות את קרדיף, אך התוצאות יכללו גם את אלה על קרדיף רואד בניופורט.
כשמדובר בכתובות, הגישה הטובה ביותר היא להשתמש בשדות נפרדים עבור מיקוד, מחוז, עיר ורחוב (אם כי מידע על המחוז הוא אופציונלי לכתובות בבריטניה - ראה אין מחוזות, בבקשה, אנחנו בריטים). רחוב צריך להכיל את כל מה שלא נמצא בחלקים האחרים של הכתובת.
יש שדה אנשי קשר, שמציג גם בעיות. כאשר יש לנו כמה אנשי קשר בעסק של לקוח יחיד, שמם נקשר לשדה זה, כאשר מספרי הטלפון שלהם וכתובות הדוא'ל שלהם הוצבו באופן דומה בשדות האחרים. ההפרדה בין אלה תהיה מאתגרת - במיוחד אם ישנם שלושה שמות בשדה אנשי קשר, אך רק שני מספרי טלפון.
הטור האחרון בגליון הזה הוא הכותרת 'צור קשר אחרון': עובדים אמורים לעדכן זאת בכל פעם שהם יוצרים קשר עם לקוח. מכיוון שמידע זה הוא דבר נוסף שיש לזכור לעובד, ואין ערובה לכך - במיוחד מכיוון שהוא מוסתר מהדרך על גיליון שני - הוא לא אמין. זה באמת משהו שהמחשב צריך לעקוב אחריו באופן אוטומטי.
לבסוף אנו מגיעים לגיליונות המשימות, המפרטים את המשימות וההערות לכל עובד. אלה לא נקראים באופן עקבי, ואינם מכילים את אותן העמודות באותו סדר. אמנם הגיוני למשתמשים בודדים להזין את הנתונים שלהם על הגיליונות שלהם, אך חוסר הקוהרנטיות מקשה על איסוף הנתונים וניתוחם. כאשר מנהל רוצה לראות איזו עבודה נעשתה על כל פרויקט, למשל, יש להעתיק את כל המשימות ביד מהגיליונות הבודדים לרשימה אחת לפני שניתן יהיה למיין אותם ולדווח עליהם.
בניית מסד הנתונים שלך
מיון בעיות אלה ייקח עבודה, אולי מספר ימים. מכיוון שמשתמשים ככל הנראה יצטרכו להמשיך להשתמש במערכת הישנה בזמן שאנחנו בונים מערכת חדשה, עדיף ליצור עותק של חוברות העבודה הקיימות ממנה לעבוד. המשמעות היא שנרצה לתעד כל שלב בהמרת הנתונים, כך שנוכל לעשות זאת שוב שוב בבוא העת לעבור למערכת החדשה.
הדבר הראשון שעליך לעשות הוא לנקות את הנתונים בחוברת העבודה שלך ב- Excel. השימוש ב- Find & Replace יכול לעזור, ועליך למחוק כל עמודה או שורה שאינם מכילים נתונים (למעט השורה של כותרת העמודה, אותה יש לשמור). הוסף עמודת מזהה לכל גיליון, בעמודה A, ואכלס אותו במספרים מצטברים על ידי הקלדת 1 בתא הראשון, בחירה בתחתית הנתונים (Shift + End, Down) ולאחר מכן באמצעות הפקודה Fill Down (Ctrl + D ). צור רשימת מאסטר של שמות פרויקטים, ובכל מקום בו נרשם שם פרויקט, השתמש בפונקציה VLookup () כדי לאשר את מספר זיהוי המאסטר שלו; אם אין מספר, אין סתירה בנתונים שלך.
ברגע שהנתונים שלך נקיים, הגיע הזמן לעצב מסד נתונים חדש שיחזיק אותו. אנו נשתמש ב- Access 2013 מכיוון שבדוגמה התיאורטית שלנו הוא זמין לכל המשתמשים שלנו באמצעות המנוי שלנו ל- Office 365. כאשר אתה יוצר מסד נתונים חדש של Access, אתה יכול לבחור ליצור אותו כ- App Web App או כ- Base Desktop database. לאפליקציות האינטרנט יש ממשק פשוט וניתן להשתמש בהם רק אם יש לך Office 365 עם SharePoint Online או SharePoint Server 2013 עם Access Services ו- SQL Server 2012. נשתמש במסד הנתונים השולחני המסורתי, מכיוון שהוא מציע אפשרויות רבות יותר ושליטה רבה יותר על חוויית משתמש.
בחר כדי ליצור מאגר שולחן עבודה חדש ולתת לו שם: Access יוצר טבלה חדשה בשם טבלה 1, ומציב אותך בתצוגת העיצוב עם עמודה אחת, הנקראת מזהה. כאן תוכלו לעצב את הטבלאות שתצטרכו במסד הנתונים שלכם. לכל טבלה צריך להיות שדה מזהה (מספר שלם מצטבר אוטומטית), אך כדי למנוע בלבול עדיף לתת לה שם תיאורי יותר. בטבלת הפרויקטים זה יהיה ProjectID, CustomerID בטבלת הלקוחות וכן הלאה.
אתה יכול להגדיר את סוג הנתונים עבור כל עמודה שנוצרה, ועליך לתת לכל עמודה שם ולהגדיר מאפיינים ועיצוב אחרים לפי העניין לשדה. כמו בשדה מזהה, וודא ששמות העמודות מבהירים אילו נתונים צריכים להופיע בשדה - כך, למשל, השתמש ב- ProjectName ולא רק ב- Name, DueDate ולא ב- Due. אתה יכול להשתמש בכפתור שם וכיתוב ברצועת הכלים כדי ליצור כיתוב מקוצר, כמו גם את השם המפורש. אתה יכול להשתמש ברווחים בשמות עמודות, אך יהיה עליך להקיף אותם בסוגריים מרובעים בעת כתיבת שאילתות ודוחות.
אמנם הגיוני למשתמשים להזין את הנתונים שלהם על הגיליונות שלהם, אך חוסר הקוהרנטיות מקשה על הניתוח
הגדר את העיצוב בעמודות כגון PercentageComplete לאחוזים ותאריכים ל ShortDate, וגם את האורך המקסימלי של שדות טקסט לערך הגיוני, או שכולם יהיו באורך 255 תווים. זכור שכמה מילים (כגון תאריך) שמורות, כך שלא תוכל להשתמש בהן כשמות עמודות: השתמש במקום זאת ב- TaskDate או במשהו אחר המתאר יותר.
כשמדובר בעמודות בהן ברצונך לחפש ערך בטבלה אחרת (כגון עמודת הלקוח בטבלת פרויקטים), הגדר את הטבלאות האחרות האלה ב- Access לפני שתוסיף את עמודת החיפוש. כשמדובר בסטטוס, האפשרות הפשוטה ביותר היא פשוט להקליד את הערכים שיוצגו ברשימה הנפתחת - אך זה מקשה על הוספה או עריכה של רשימת הערכים האפשריים בהמשך. אלא אם כן אתה מתמודד עם רשימה קצרה שבה סביר להניח שהערכים האפשריים לא ישתנו - כגון שדה המקליט מין של מישהו - מומלץ ליצור טבלה נוספת לערכים כגון ProjectStatus. זה מאפשר לך להוסיף בקלות אפשרויות נוספות לרשימה בעתיד ללא שינוי בתכנות.
שיפורים
בזמן שאנחנו מתכננים את מסד הנתונים שלנו, אנו יכולים ליישם שיפורים על דרך הפעולה הישנה מבוססת הגיליונות האלקטרוניים. תלונה אחת שהיו למשתמשים שלנו בחוברות העבודה שלהם ב- Excel הייתה שכל משימה מכילה רק תא אחד לתגובות, ולפעמים הם צריכים להגיב יותר מתגובה אחת למשימה - או שהמפקח היה צריך להגיב על משימה ואז המשתמש ענה לזה. דחיסת הכל לתא בודד הקשתה לראות מתי, ועל ידי מי, הושמעו הערות. אנו יכולים לעשות טוב יותר על ידי יצירת טבלה נפרדת להערות, המקושרת לטבלת המשימות. באופן זה, לכל משימה יכולות להיות כמה שיותר הערות, עם שדות נפרדים עבור התאריך, שם המשתמש והטקסט של כל אחת מהן.
שיפור נוסף שנוכל לבצע הוא להגדיר ערכים כגון ProjectStatus שיוצגו בסדר מסוים, ולא באלף בית - למשל, אולי תרצה שהושלם יופיע בתחתית הרשימה. לשם כך, הוסף עמודת DisplayOrder והשתמש בה למיון רשימת החיפושים. אל תתפתו להשתמש בשדה תעודת הזהות; עם זאת, כל רשומות חדשות יכולות להופיע רק בסוף הרשימה.
כדי להבטיח שהנתונים שלנו יישארו נקיים, אנו יכולים לסמן שדות שעל המשתמש למלא כנדרש, ולהוסיף אימות כדי לוודא שהנתונים שהוזנו הם בצורה הנכונה. אתה יכול להקל על החיים על ידי הגדרת ערכי ברירת מחדל הגיוניים: בשדה CommentDate בטבלת הערות יכול להיות שערך ברירת המחדל שלו מוגדר ל- = Date (), אשר יגדיר אותו אוטומטית לתאריך של היום בכל פעם שתיווצר תגובה חדשה. באפשרותך להשתמש באימות יחד עם עמודה נסוגה בטבלה (בוליאנית) כדי לעצור משתמשים להוסיף רשומות חדשות עם ערכים ספציפיים. זה מאפשר לך לשמור על ערכים היסטוריים שבעבר היו תקפים, אך לא משתמשים בהם יותר. את כל התכונות הללו תוכלו למצוא בכלי הטבלה | הכרטיסייה שדות ברצועת הכלים או בתכונות השדה בתצוגת עיצוב טבלאות.
מייבא את הנתונים שלך
לאחר הגדרת הטבלאות, תוכלו להשתמש בנתונים חיצוניים | ייבוא וקישור | לחץ על לחצן Excel ברצועת הכלים כדי להוסיף את הנתונים מחוברת העבודה שלך ב- Excel לטבלאות במסד Access שלך. צור גיבוי של מסד הנתונים Access הריק שלך לפני שתתחיל, במקרה שמשהו ישתבש, והתחל לאכלס את הטבלאות הקטנות ביד במידת הצורך. קח גיבוי נוסף לאחר סיום פעולה זו, כך שתוכל לחזור לנקודה זו אם משהו משתבש בשלבים הבאים.
כעת ייבא את הטבלאות הראשיות שאינן מסתמכות על טבלאות אחרות, כגון לקוחות, לפני שתסיים עם הטבלאות שיש בהן קשרים, כגון פרויקטים ומשימות. אם תסדר מחדש את שמות העמודות בחוברת העבודה שלך ב- Excel כך שיתאימו לשדות במסד הנתונים של Access כמה שיותר מקרוב, לא אמורה להתקשות בייבוא הנתונים. זכור לרשום כל מה שאתה עושה כדי שתוכל לחזור עליו מאוחר יותר אם אתה צריך להמיר את הנתונים שוב.
לאחר ייבוא הנתונים, הטבלאות בתצוגת גליון הנתונים אמורות לעבוד הרבה כמו שגיליונות העבודה של Excel עבדו - אך עם אימות נתונים, חיפוש ומיון טובים בהרבה. אם תרצה, תוכל כעת להתחיל לעצב טפסים חדשים ודוחות המבוססים על נתונים אלה: לדוגמה, טופס מאסטר / פרט לפרויקטים עשוי להציג את הנתונים של פרוייקט אחד בחלק העליון של הטופס ורשת המשימות לשם כך. פרויקט בתחתית.
תוכל גם להגדיר טופס המשימות שלי שמפרט את כל המשימות המצטיינות עבור המשתמש הנוכחי ודוח משימות באיחור המפרט את כל המשימות המצטיינות עבור כל המשתמשים שעברו את תאריך היעד שלהם.
אין מחוזות, בבקשה, אנחנו בריטים
אם אתה שומר כתובות במסד הנתונים שלך, חשוב להבין איזה מידע אתה באמת צריך. למרות שמידע מחוזי יכול להיות שימושי לשיווק - וייתכן שיהיה צורך בכמה כתובות מעבר לים - הוא כבר לא משמש באופן רשמי בכתובות בבריטניה.
כיצד לבטל את יום ההולדת בפייסבוק
הסיבה היא שכתובות דואר בבריטניה מסתמכות על הרעיון של עיר דואר, שם הדואר עבורך נשלח וממוין לפני שהוא נמסר לדלתך. לא כל העיירות או הכפרים מוגשים על ידי עיירות דואר באותו מחוז - למשל, מלבורן (בקמברידג'שיר) מקבל את הדואר באמצעות רויסטון (בהרטפורדשייר) - כך שציין מחוז בכתובת לא בהכרח עוזר לאף אחד.
כדי למנוע בלבול, סניף הדואר הפסיק להשתמש במחוזות בכתובות עוד בשנת 1996, תוך הסתמכות על מידע מיקוד במקום - ובשנת 2016 הוא מתכנן להסיר שמות מחוזות מקובץ נתוני הכינוי של פרטי הכתובת המשלימה. לכן, אם תכלול מחוז בכתובת בבריטניה, פשוט תתעלם ממנו.
