רוב העסקים המודרניים מסתמכים על מיילים לצורך תקשורת. איבוד גישה לדוא'ל, או גרוע מכך לחשבונות דוא'ל שלמים, עלול להיות הרסני. גיבוי של הודעות הדוא'ל שלך ב- Outlook היא אחת הדרכים הטובות ביותר להשיג שקט נפשי בידיעה שהודעות הדוא'ל מאוחסנות במספר מיקומים במכשיר שלך ולא יכולות ללכת לאיבוד בקלות.
במאמר זה נסביר כיצד לגבות את הודעות הדוא'ל של Outlook בכמה דרכים שונות.
אתה יכול לסחור אחרי שעות בשוד
כיצד לגבות ולייצא את כל הודעות הדואר האלקטרוני של
אחת הדרכים המהירות ביותר לגבות את כל הודעות הדוא'ל שלך ב- Outlook היא להשתמש בפורמט הקובץ המשולב .pst. Microsoft Outlook ו- Microsoft Exchange משתמשים אך ורק בקבצי PST לאחסון דוא'ל, פרטי קשר וכתובות ואירועי לוח שנה. ניתן להשתמש בקובץ PST סטטי כגיבוי למיילים הנוכחיים שלך ב- Outlook ולפרטי יצירת הקשר שלך, ו- Outlook יוכל לגשת אליו גם במצב לא מקוון.
כך גבה את הודעות הדוא'ל שלך לקובץ .pst:
- פתח את Outlook שלך ואז לחץ על קובץ.
- בתפריט בחר פתח וייצא.
- לחץ על כפתור הייבוא / הייצוא.
- המערכת תחזור למסך הראשי של Outlook ותקפיץ את אשף הייבוא / ייצוא כדי להדריך אותך בתהליך הייצוא.
- באשף, בחר באפשרות ייצא לקובץ מהרשימה ואז לחץ על הבא.
- בחר קובץ נתונים של Outlook (.pst) כאשר תתבקש לבחור סוג קובץ, ואז לחץ על הבא.
- לאחר מכן תתבקש לבחור את התיקיות לייצוא. אתה יכול לבחור את חשבון הדואר האלקטרוני שלך כדי לייצא את כל התיקיות המשויכות אליו, כולל אנשי קשר ונתוני לוח שנה. לחץ על הבא כשתהיה מרוצה מהבחירה שלך.
- בחר את נתיב הכתובת בו נשמר קובץ הגיבוי. זכור את הנתיב כדי שתוכל לגשת אליו מאוחר יותר.
- מומלץ לשנות את שם הקובץ (החלק האחרון של הנתיב). כברירת מחדל, זה backup.pst.
- אם אתה שומר את קובץ הגיבוי בנתיב ברירת המחדל, בחר אם ברצונך לשכפל פריטים.
- (אופציונלי) באפשרותך לחזור לכל אחת מהדיאלוגים הקודמים, אולי כדי לשנות את בחירת התיקיה, באמצעות כפתור הקודם.
- לחץ על סיום כדי להתחיל בתהליך הייצוא.
- Outlook יבקש ממך ליצור סיסמה. זה יכול להיות חשוב מסיבות אבטחה, אך אינך צריך להזין סיסמה.
- אתה יכול למצוא את הקובץ שחולץ במיקום שציינת עבור נתיב הקובץ. כעת תוכל להעביר או להעתיק את הקובץ למקום אחר.
כיצד לגשת לדוא'ל Outlook מיוצא
לאחר שתייצא את הקבצים, ייתכן שאתה תוהה כיצד לגשת אליהם מאוחר יותר. Outlook מקל על פתיחת גיבויים ושחזור הדוא'ל שלך לנקודת הזמן שנשמרה. הנה מה שאתה צריך לעשות:
- מצא את קובץ הגיבוי. שימו לב למיקומו ולנתיב הקובץ.
- פתח את Outlook.
- לחץ על קובץ, ואז לחץ על פתח וייצא.
- בתפריט בצד ימין, בחר פתח קובץ נתונים של Outlook.
- זה פותח את סייר הקבצים. עבור לקובץ הגיבוי. לחץ עליו ובחר פתח.
- המערכת תחזיר אותך למסך הראשי של Outlook.
- בתפריט הניווט משמאל גלול מטה עד שתראה נתוני Outlook. קטגוריה זו מכילה את הפריטים שאוחזרו מקובץ הגיבוי.
- הקטגוריה שומרת על מערכות העיצוב והתיקיות המקוריות.
- אתה יכול לגרור ולשחרר דוא'ל כדי להעביר אותם לקבצים אחרים.
עכשיו יש לך גישה לדוא'ל המגובה שלך.
כיצד לשמור במהירות דוא'ל יחיד של Outlook
לפעמים, אתה לא רוצה את הטרחה לשמור את כל הודעות הדוא'ל ולפתוח את Outlook מחדש כשאתה זקוק רק לדוא'ל ספציפי או כמה. למרבה המזל, ישנם מספר פתרונות מהירים לשמירת דוא'ל יחיד מ- Outlook.
שיטה 1 - שמור ישירות בתיקיה
- פתח את Outlook.
- פתח את סייר הקבצים ונווט למקום שבו ברצונך לשמור את הדוא'ל. ייתכן שיהיה עליך להכניס את Outlook ואת סייר הקבצים למצב חלון ולהזיז אותם לגישה קלה יותר.
- גרור את הדוא'ל שברצונך לשמור מ- Outlook לתיקיה.
- Outlook ישמור את הדוא'ל באופן אוטומטי בתבנית פריט של Outlook.
- לחץ פעמיים על הדוא'ל השמור כדי לפתוח אותו ב- Outlook.
שיטה 2 - שמור כ- TXT או כ- HTML
- פתח את הדוא'ל שברצונך לשמור ב- Outlook.
- בחר קובץ, ואז בחר שמור בשם.
- סייר הקבצים יצוץ. בחר את הנתיב שבו ברצונך לאחסן את הדוא'ל. בתחתית סייר הקבצים, לחץ על החץ לצד שמור כסוג. בחר טקסט בלבד כדי לשמור בתבנית .txt או HTML כדי לשמור את הדוא'ל כקובץ .html.
- לאחר השמירה, ניתן לגשת לדוא'ל באמצעות עורך הטקסט שלך (כגון פנקס רשימות) אם הוא נמצא ב- .txt, או בדפדפן שלך אם הוא נשמר כ- .html.
שמירת הדוא'ל בדרך זו אינה שומרת על קבצים מצורפים כלשהם, לכן דאגו להוריד אותם, לשנות את שמם לפי הצורך ולשמור אותם לצד הדוא'ל לגישה מאוחרת יותר.
שיטה 3 - השתמש בצילום מסך כדי לשמור תמונה
אתה יכול גם להשתמש בתוכנת צילום מסך כדי לשמור את תוכן הדואר האלקטרוני כתמונה. שיטה זו יכולה להיות שימושית להפניה לתוכן הדוא'ל בטופסי תקשורת אחרים, מכיוון שתמונות מוצמדות בקלות למיילים ולהודעות אחרות.
אם אתה משתמש ב- Windows, גרסאות חדשות יותר מגיעות עם תוכנת לכידת מסך מותקנת מראש, ששמה Snipping Tool (במכשירים ישנים יותר) ו- Snip & Sketch. לחלופין, באפשרותך להשתמש בלחצן הדפסת מסך במקלדת ולאחר מכן להדביק את התמונה בצבע.
עבור מכשירי מק, התהליך דומה. השתמש במקשי הקיצור Ctrl + Command + 4 כדי לפתוח את תכונת לכידת המסך המשולבת, ואז גרור את קו הכוונת לבחירה כדי לכסות אזור מעל האימייל כדי לשמור אותו.
עבור לינוקס, אתה יכול למצוא מבחר תוכנות לכידת מסך זמין להורדה, שניתן להשתמש בו כדי לשמור את הדוא'ל כתמונה. לחלופין, למודלים מבוססי GNOME יש כלי צילום משולב בתפריט יישומים> אביזרים. חלק מגירסאות מערכת ההפעלה של לינוקס יגיבו ללחצן מסך הדפסה במקלדת, בדומה למערכות Windows.
כיצד אוכל לייצא את כל כתובות הדוא'ל ב- Outlook?
אם ברצונך לייצא את רשימת אנשי הקשר שלך (המכילה את כתובות הדוא'ל של אנשי הקשר שלך, כמו גם מידע אחר), תוכל להשתמש בצעדים דומים לאופן הייצוא שלך. עם זאת, ניתן לאחסן פרטי קשר בתבנית קובץ שונה וידידותית יותר וניתן לפתוח אותם ב- Excel לצורך מניפולציה ועריכה מהירים. הנה מה שאתה צריך לעשות:
- פתח את Outlook.
- בחר קובץ> פתח וייצא> ייבוא / ייצוא.
- באשף הייבוא / ייצוא בחר שמור כקובץ.
- בחר ערכים המופרדים באמצעות פסיקים (.csv) כאשר תתבקש לבחור סוג קובץ.
- בתפריט בחירת התיקיות בחר בתיקיית אנשי הקשר מתחת לחשבונך.
- אשר את נתיב הקובץ, או שנה אותו לפי הצורך. תן שם לקובץ כרצונך.
- לחץ על סיום כדי להתחיל בתהליך הייצוא.
- דיאלוג ייבוא / ייצוא ייסגר לאחר השלמת התהליך.
ניתן לפתוח את קובץ ה- CSV המיוצא ב- Excel. הוא יציג שולחן גדול עם פרטי קשר. כנראה שיהיו לך הרבה תאים ריקים, וזה נורמלי לחלוטין. אתה יכול להשתמש ב- Excel כדי לערוך את הנתונים, אם כי הכנסת תוכן נוסף עלולה להפוך אותם לבלתי קריאים עבור Outlook אם תצטרך לייבא את הקובץ מאוחר יותר.
כיצד לבטל עדכוני חלונות 10 -
אתה יכול להשתמש בקובץ זה במכשיר אחר או בשירות דוא'ל לייבוא פרטי קשר.
כיצד אוכל לשמור מספר דוא'ל של Outlook במחשב שלי?
אם אתה רוצה לשמור יותר מדוא'ל אחד בכל פעם, אך אינך זקוק לספריית הדוא'ל כולה שלך, יש דרך לבחור כמה הודעות דוא'ל לשמירה בו זמנית. הנה מה שאתה צריך לעשות:
- פתח את Outlook.
- בחר באימיילים שברצונך לשמור. החזק את מקש Ctrl ולחץ על הודעות דואר כדי לבחור אותן אחת בכל פעם, או החזק את מקש Shift כדי לבחור קבוצה של הודעות דוא'ל בין הקליק הראשון לשני.
- עבור אל קובץ> שמור בשם.
- בתיבת הדו-שיח, עבור לתיקייה בה ברצונך לשמור את הודעות הדוא'ל, שם את הקובץ כרצונך ובחר טקסט בלבד כפורמט לשמירה בו.
- Outlook ישמור את כל הודעות הדוא'ל שנבחרו בקובץ .txt יחיד. אתה יכול להשתמש בעורך הטקסט שלך כדי לגשת אליהם.
אם תרצה לשמור אותם בקובצי .txt נפרדים, יהיה עליך לשמור כל דוא'ל בנפרד. תוספים נוספים של Outlook זמין באופן מקוון יכול להרחיב את התכונה הזו כדי לשמור דוא'ל בפורמט קבצי .txt או קבצים חלופי.
מבט חדש על Outlook
באמצעות תכונת הייצוא המשולבת של Outlook, באפשרותך לגבות ולשחזר הודעות דוא'ל במקרה שתאבד גישה לחשבון הדוא'ל שלך, בין אם בגלל סיסמה שאבדה ובין אם נפרצת. כשהתקשורת המקוונת נפוצה כל כך, לוקח כמה דקות מזמנך לגיבוי מיילים באופן קבוע יכול לחסוך לך את כאב הראש של התעסקות בקבצים שאבדו.
באיזו תדירות אתה מייצא דוא'ל של Outlook? ספר לנו בסעיף ההערות למטה.
